Callback

Callback är en smidig funktion där du ringer upp dina kunder istället för att låta dem vänta i telefonkö. Vilket är mycket tacksamt för kunderna vid längre väntetider. När funktionen är aktiverad får dina kunder ett val där de kan välja att lämna kön och istället bli uppringd, du eller dina medarbetare får då ett mail med information om vem som ringt. Du kan även be dina kunder knappa in vilket ärende- eller order-nummer det gäller.

Skapa funktionen i Infinityportalen

Funktionen aktiveras i Infinity-portalen under “Företag → Callback → Callbackmail”.

• Namn, välj ett beskrivande namn då du kan skapa flera callback mail för olika köer.

• E-post från, ställer in vilken e-postadress som är avsändare på callback mailen.

• E-postmottagare, mottagare av callback mailen. Förslagsvis en gemensam brevlåda för alla medlemmar i kön.

• Tvinga callerid, aktiveras ifall du vill tvinga din inringade att knappa sitt telefonnummer. Annars väljer Infinity det nummer som kunden visar, vilket kan vara ett huvudnummer.

• Fråga efter ärendenummer, aktiverar en fråga där du ber kunden knappa in sitt ärende- eller ordernummer.

Aktivera funktionen i din kö

Gå till den kö som du vill aktivera callback för Företag → Växel → Köer. I inställningarna för kön finns det en inställning som kallas “Utbrytningsmeny” där du kan styra om dina kunders samtal till olika destinationer med hjälp av knappval.

I utbrytningsmenyn väljer du vilken siffra knappvalet ska ha och därefter väljer du destination “Callback mail” och den callback mail du skapade tidigare. Klicka på “Lägg till” och därefter sparar du kön och synkroniserar inställningen med växeln. Verifiera att det ser ut som på bilden nedan efter att du har sparat.

Periodiska meddelanden

Glöm inte att lägga till ett köbesked som talar om att knappvalet för Callback finns. Ljudfilen ställer du in under inställningen “Periodiska meddelanden”. Vill du endast erbjuda callback vid längre väntetider så sätter du tiden för när meddelandet ska spelas upp lite längre än er vanliga svarstid, exempelvis efter 3min i kö.

Callbackmail till agenterna

När en kund valt callback i din kö skickar Infinity ett mail till den angivna e-postmottagaren med all information som du efterfrågat.