Teams Contacts App

Vad är Contacts appen?

Contacts appen är en app i Teams för att hantera kontakter i växeln.

Vanliga uppgifter som du löser med Contacts app:

• se kollegorna i en tabell med deras status-är de sjuka eller är de i väg på ett möte? 
• sök lätt fram kollegor eller avdelningar och koppla de inkommande samtalen vidare
• sök efter kollegan på kompetens eller namn och få fram de kontaktuppgifter du kan behöva
• vill kunden som ringer in prata med en kollega som inte är tillgänglig kan du välja om du t.ex. ska vidarekoppla till kollegans mobil eller koppla till någon annan på samma avdelning
• se om det ligger många samtal i kö eller är lång väntetid till en avdelning för att besluta om samtalet ska skickas dit eller inte -kanske är det bättre att ta ett meddelande?
• koppla vidare samtal -kanske har du ringt upp en kund som behöver prata med en kollega till dig när ni är klara?

I filmen nedan finns en sammanfattning av den här artikeln. 

Överblick Contacts appen

Contacts appen består av tre delar och en sökfunktion.

• Users - information om dina kollegor i Infinity
• Contacts - externa kontakter importerade till Infinity
• Queues - samtalsköerna i Infinity
• Generellt sökfält - sök i alla delarna och växla storlek på delarna med den här knappen: 

Users

I Users-delen ser du information om dina kollegor i växeln inklusive profil och samtalsstatus. Detta gör att att du enklare kan vet hur och när du bäst kontaktar kollegan.
Här följer en beskrivning av vad som visas för varje kollega:

Följande information från växeln visas för varje kollega:

• Avatar & profil ikon
• Namn
• Samtalsstatus
• Aktiv profil
• Lista med telefonnummer
• Ikoner för att gå till: Chat, E-mail, Ring och favorit

Tips: Om du inte redan kopplat im: och tel: URL:er till Teams, sök “Standardappar” i windows, gå till “Välj Standardapp per protokoll”, leta upp IM och TEL och välj Teams.

Contacts

I Contacts-delen visas externa kontakter i växeln. Det kan vara både egna och delade kontakter och de kan med fördel importeras eller synkroniseras.

Queues

I Queues-delen hittar du växelns samtalsköer inklusive deras status och nummer. Du kan ringa och koppla samtal till kön genom att klicka på numret eller luren. Status anger:

• Hur många som står i kö just nu
• Hur många agenter som är aktiva/pausade
• Genomsnittlig väntetid
• Aktuell servicenivå

Tips: Namnge era köer så att det är lätt att förstå vad gruppen hanterar för frågor samt gör det lätt att söka på.

Sökning

Det finns totalt fyra sökfält:

• Ett per del (Users, Contacts och Queues) där sökningen begränsas till den delen
• Ett generellt sökfält som söker i alla delar.

Det generella sökfältet är extra effektivt i de fall användarna har Fält med sina kompetenser vilket gör att en sökning på "Teams" ger träffar både på användare med den kompetensen och på köer med sökningen i namnet. Detta kan självklart användas både när samtal ska kopplas vidare eller du själv behöver ringa för att komma i kontakt med någon. Lägg till Fält på användarna i administrationsportalen.

Det går även bra att ange valfritt nummer för att ringa eller söka på det.

Kom igång

När du har installerat appen Contacts i din Teams-klient rekommenderar vi att du fäster appen till din vänstra meny. Om du är Admin i organisationen kan du skapa en policy för appar och se till att dina anställda har en vänstermeny med rätt appar uppradade.

Logga in med uppgifterna för växeln - mailadress och lösenord. Har du varit inloggad på Astrid tidigare behöver du inte logga in i Contacts.

Åtkomst i Infinity

För att appen Contacts ska fungera korrekt måste du ställa in åtkomst för dina användare i Infinity-portalen.

Gå till din portal och logga in med användare som har administratörsrättigheter. Klicka på "Åtkomst" och ändra antingen den befintliga gruppen för dina användare eller skapa en ny grupp och även tillämpa den på dina användare.

Vidarekoppla samtal

Det finns två sätt att vidarekoppla samtal, direkt eller eller övervakad flytt. Har du ett pågående samtal visas de två kopplasymbolerna bredvid alla nummer

• Den första med en pil vidarekopplar samtalet direkt
• Den andra med två pilar ger dig möjligheten att prata med den sökta parten innan du kopplar över samtalet eller återgår till det första samtalet

I Contacts-appen har vi löst begränsningen som Microsoft Teams har med att inte kunna vidarekoppla en inkommande till en extern kontakter som du inte känner till telefonnumret till. I Contacts räcker det att du kan namnet och du söker på det och sedan klickar på koppla-symbolen bredvid kontaktnumret, du kan på samma sätt vidarebefordra till en kollega eller en kö.

Lägg till externa kontakter

Du kan lägga till kontakter automatiskt genom att synka med Office 365.

Vill du lägga till enstaka kontakter klickar du på knappen Add contact +. Lägg till namn och nummer och klicka på Add så kommer kontakten längst upp i listan Contacts.

Ändra profil

Förutsatt att du har behörigheten i växeln (sätts i administrationsportalen under Åtkomst) kan du ändra aktiv Profil åt en kollega. Klicka på användarens profilikon så får du upp en lista med användarens profiler som du kan välja.