Samtalsdirigering hur, när, varför?

Har ni behov av att snabbt kunna ändra ert samtalsflöde i växeln? Då är samtalsdirigering funktionen för er eftersom den gör det möjligt att snabbt ändra ett samtalsflöde från Communikatorn eller mobilappen!

Samtalsdirigering är en funktion i Infinityväxeln som kan läggas på valfri plats i ett samtalsflöde. Man kan sen välja ett flöde för när den är aktiv och ett annat när den är inaktiv. Det kan verka vara en enkel funktion men kan användas på många olika sätt och kan vara till ovärderlig hjälp i det dagliga arbetet då man kan aktivera en samtalsdirigering via Communicatorn eller mobilappen.

Exempel på användning av samtalsdirigering

Här kommer några få exempel som samtalsdirigering kan användas till där användren av Communicator eller mobilappen kan sätta på och stänga av samtalsdirigeringen:

• Ni har en flexibel bemanning av er telefonkö och vill enkelt kunna öppna och stänga köer utifrån de som kan svara just nu. 
• Er supportavdelning har ibland utbildningar vilket gör att det ibland tar längre tid än vanligt att få svar och ni vill ha ett temporärt meddelande för det.
• Ni har en säljkö som bara är bemannad när säljarna har tid annars vill ni skicka alla samtal till en röstbrevlåda som tar meddelande.
• Ni vill ha ett helgmeddelande som ni kan slå på när det blir helg.

Det finns väldigt många fler sätt man kan använda detta på och fördelen med att använda samtalsdirigering är att man i våra klienter kan styra den vilket gör att det blir väldigt enkelt att slå på och av funktionen.

Hur sätter man upp sin växel för samtalsdirigering?

Låt oss visa detta genom följande exempel:

Exempel 1 - stäng kön

"Ni har en flexibel bemanning av er telefonkö och vill enkelt kunna öppna och stänga köer utifrån de som kan svara just nu."

Vi utgår här ifrån att det redan finns en säljkö som är uppsatt och innehåller era säljare

1. Logga in i Infinitiyportalen och gå till Ljud skapa en ny ljudfil som vi kallar "Växeln stängd". Vi spelar in ett meddelande där vi säger att växeln är stängd men att de kan mejla till sales@business.com
    
2.  Gå nu till samtalsdirigering i undermenyn Växel och skapa en ny samtalsdirigering, vi kallar den nedan för "Vxl stängd för dagen". Om samtalsdirigeringen är aktiv skickar vi den till ljudfilen vi skapat och om den inte är aktiv skickar vi den till direkt till säljkön. I vissa fall har man en annan ljudfil man vill ska spelas upp först och då skickar man den till det flödet.
   
   
3.  Som sista steg så styr du ditt säljnummer till samtalsdirigeringen istället för till sälj kön. Detta kan lika gärna även vara en röstmeny/IVR eller annan plats i ett samtalsflöde där du styr mot säljkön som du styr om.
   Innan:
   Efter:
   
   En fördel med att bara använda en ljudfil i samtalsdirigeringen när den är aktiv är att du kan i både Communicatorn och mobil appen byta ljudfil vid behov.
   I mobil appen kan du då aktivera en samtalsdirigering genom att öppna den och därmed enkelt öppna och stänga växeln med ett knapptryck. Ni kan även välja att klicka på ljudfilen i listan och ändra vilken ljudfil som skall spelas upp. Ni kan då t.ex. förbereda en speciell för Jul som ni väljer under Julen.

Exempel 2 - tillfälligt meddelande innan kö

"Er supportavdelning har ibland utbildningar vilket gör att det ibland tar längre tid än vanligt att få svar och ni vill ha ett temporärt meddelande för det."
Vi antar här att det finns en telefonkö uppsatt som innehåller era supporttekniker.

1. Logga in i Infinityportalen och gå till Ljud för attt skapa en ny ljudfil som vi kallar "Längre svarstider p.g.a. utbildning".
   
   
2.  Välj undermenyn Växel och sedan Meddelande för att skapa ett nytt meddelande. Vi använder ljudfilen vi skapat och styr sedan det till supportkön med valet under Destination.
   
   
   
3. Gå nu till Samtalsdirigering under menyvalet Växel och skapa en ny samtalsdirigering, vi kallar den här  för "Meddelande före support kön". Om samtalsdirigeringen är aktiv skickar vi den till meddelandet vi skapat och om den inte är aktiv skickar vi den till direkt till supportkön. I Meddelandet vi skapade ovan skickar vi samtalet till supportkön efter det att ljudfilen spelats så samtalet kommer komma till support kön i båda fallen. Skillnaden är att när samtalsdirigeringen är aktiv kommer meddelandet vi skapat spelas upp först.
   
   
4. Som sista steg så styr du ditt supportnummer till Samtalsdirigeringen. Detta kan lika gärna även vara en röstmeny/IVR eller annan plats i ett samtalsflöde där du styr mot supportkön som du styr om.
   Innan:
   Efter:
   

I Communicator eller mobilappen kan du nu sätta på och stänga av denna samtalsdirigering och med ett knapptryck få in en ljudfil som spelar upp att det är långa svarstider just nu.