Rekommendationer för olika användare - Teams och UC

Förslag på användartyper som använder Teams med Infinity

Följande rekommendationer ska ses som grundläggande riktlinjer för konfiguration avseende Microsoft Teams-klient och Infinity Teams och olika användartyper. Du kan alltid anpassa dessa efter dina egna behov och du kan alltid rådgöra med vår support för hjälp kring dessa.

Vi presenterar följande två användartyper och ger dig några riktlinjer för vilka inställningar vi rekommenderar för dessa två typer i Teams såväl som vår Infinity.

• Mobilanvändare - har både fast telefon och mobilnummer i vår växel
• Kontorsanvändare - sitter vid sin dator större delen av dagen

Mobil användare

Generellt handlar det om användare som använder sin mobil för att svara och ringa samtal och som sällan sitter vid sin dator och är mer på resande fot. Om de spenderar mer tid vid sin dator skulle vi föreslå att de kanske använder våra rekommendationer för Office-användarna i del 2.

Det finns två sätt att få mobilen att ringa när du ringer en användares fasta telefon.

Ladda ner Microsoft Teams-klienten och ta de inkommande samtalen direkt i Teams-klienten. Detta är vår rekommenderade lösning, även om samtal går över WiFi eller 4G bör samtalskvaliteten vara bra (om din lokala WiFi eller annan nätverksanslutning är korrekt inställd) och du får det beteende som Teams-klienten är byggd för. Du behöver inte ändra några inställningar eftersom de inkommande samtalen kommer att vidarekopplas till alla Teams-enheter du loggar in på.

En annan fördel är att du kommer att kunna urskilja om samtalet är privat (ringer din mobil) eller arbetsrelaterat (samtal av Teams-klienten).

Om du vill att det inkommande samtalet ska ringa mobilen via mobilnätet och inte via Teams-klienten rekommenderar vi att dessa inställningar görs i vår Infinity  och inte i Teams-klienten. Fördelen med att göra detta i vår Infinity-portal är att endast samtal från PSTN-nätet ringer till mobilen (alla interna Teams-samtal ringer endast Teams). En annan fördel med detta är att man blir oberoende av Teams eftersom samtal inte kommer att gå via Teams. En tredje fördel med detta är att man kan ändra samtalshanteringen via den Infinity  -profil som används (t.ex. om du har aktiverat profilen "Borta för dagen" kanske man inte vill att samtalet ska gå till ens mobil utan bara till det fasta nätet) .

Om man vill att även interna Teams-samtal ska ringa mobilen kan man ändra vidarekopplingsinställningarna i Teams-klienten så att även mobilnumret kommer att ringas upp (Inställningar -> Samtal).

En nackdel med båda förslagen är dock att man ibland kan få problem med dubbelsamtal när man är inloggad på Teams-klienten i mobilen.

Röstbrevlåda i Office365 eller Infinity?

Vi rekommenderar att du bara använder en röstbrevlåda och att det är den i vår UC och inte i Office365. Den främsta anledningen till detta är att man kan ha en röstbrevlåda för både fast telefon och mobilnummer samt att använda Office365 röstbrevlådan riskerar att samtal automatiskt besvaras när man är medlem i en svarsgrupp.

Presentation av utgående nummer

Vår rekommendation är att samtal från Teams-klienten alltid ska visa användarens fasta nummer och att detta efter jobbet ändras till att endast visa mobilnumret när man ringer från mobilen.

Nummerpresentation kan ändras via Användarprofilen i UC tillsammans med hjälp av Schemaläggaren och de valda profilerna för varje enhet som används.

Medlem i telefonikö

Om användaren är en mobilanvändare och medlem i en svarsgrupp är vår rekommendation att ställa in profilen "Tillgänglig" för att ringa mobilen under arbetstid.

Direktsamtal till mobilnumret

Vår rekommendation är att alla samtal, oavsett om de görs till Teams-klienten eller mobilnumret, är inställda på att ringa både Teams-klienten och mobilnumret samtidigt. Detta fungerar bara om du har röstbrevlådan i vår Infinity och inte om du har röstbrevlådan i Office365. 

Vårt förslag för mobilanvändare är:

• Använd endast röstbrevlådan i vårt UC.
• Ring samtal med Teams-klienten från mobilen (och datorn).
• Vidarekoppla inte samtal via inställningen Teams-klient, använd våra UC-profilinställningar istället.
• Visa Teams-numret även när du ringer från mobilen.

Vi rekommenderar inte:

• Att ha Teams-klienten installerad på mobilen och samtidigt vidarekoppla samtal till mobilnumret i Teams-klienten eller dirigeringsregler i vår UC.
• Att ha både röstbrevlådan i din Office365 samt vår UC aktiverad samtidigt som du vidarekopplar samtal till ens fasta telefon i svarsreglerna för Teams-klienten.

Kontorsanvändare

Kontorsanvändare sitter vid sin dator större delen av dagen. Denna kategori kan definieras i tre typer:

• Vanlig Kontorsanvändare: Sitter vid datorn hela dagen och ringer och tar emot samtal.
• Ovana användare: Föredrar en mer traditionell arbetsvana och är mindre van vid en dator.
• Enkel växelanvändare: Support- eller kundtjänstpersonal som hanterar samtal från en kö.

Vanliga kontorsanvändare

Dessa användare bör endast använda Microsoft Teams för att svara på alla samtal. Använd röstbrevlådan i vårt Infinity och ring samtal från deras Teams-mobilklient när du ringer från mobilen. Om de ringer från sin mobil ska deras Teams-nummer också visas i de utgående samtalen så att inkommande samtal går direkt till deras Teams-nummer.

Nummerpresentation

Vi rekommenderar att visa Teams-numret som utgående nummer för både Teams samt mobilsamtal, ändra till att visa mobilnumret för samtal från mobilen. Teams samtal ska alltid visa Teams nummer.

Rekommendationer

• Använd röstbrevlådan i Infinity
• Ring bara samtal med Teams-klienten
• Vidarekoppla inte samtal till mobilen (från Teams-klienten)
• Visa ditt Teams-nummer för utgående samtal

Ovana användare

Vi föreslår att dessa användare använder en hårdvarutelefon från Teams. Låt dessa användare växa in i Teams-världen först innan de försöker ändra sitt beteende.

Om dessa användare vill att samtal ska gå till både Teams-klienten och deras mobil, konfigurera detta i vår inställning för Infninity-samtalsdirigering.

Rekommendationer

• Använd röstbrevlådan i Infinity
• Använd en hårdvarutelefon
• Se mobilen som en helt annan enhet

Växel användare 

Användare som antingen har att göra med kundtjänst eller är medlemmar i svarsgrupper.

Enkel telefonist

Dessa användare ska endast använda Teams för att ta emot samtal i sin dator eller mobil. De bör också ha vår Contacts Teams-app installerad för att kunna se sin kollegas status samt för att enkelt kunna vidarebefordra samtal till deras kontakter. Annars ser vi att dessa användare är desamma som Common Office-användarna.

Agent i kö

Dessa användare ska också ses som vanliga kontorsanvändare med tillägg av att de också använder vår Astrid Teams-app för att logga in och ut från deras respektive svarsgrupp och vid behov Queue appen. Eftersom det förväntas för dessa användare att vara på ett kontor rekommenderar vi att samtal från svarsgruppen konfigureras för att anropa användarens Teams-enhet i användarens Infinity-profil.